Vår kund Sophie Resare jobbar vanligtvis med hälsa och stresshantering i sitt företag Epic Living Sweden. I sin verksamhet har hon många digitala möten och webinars (webbseminarier). Under coronakrisen har hon fått frågor från andra företagare om att komma igång med videomöten och nu har det blivit ett nytt konsult- och utbildningsområde för henne.
Sophie berättar att möten, utbildningar och webinars på video kan vara väldigt olika beroende på vilka som är med, men hon ska dela med sig av några generella råd till oss som behöver komma igång.
Vad ska man tänka på för att lyckas med videomöten?
- Värden för videomötet har en ännu viktigare roll i ett videomöte än i ett fysiskt möte. När värden bjuder in till ett möte är det bra att sätta upp några enkla mötesregler, speciellt om deltagarna är ovana.
Exempel på regler att skicka med inbjudan:
- Varje deltagare sitter vid en egen dator, platta eller telefon
- Sitt i ett lugnt rum utan störande ljud
- Använd gärna ett headset
- Logga in på mötet fem minuter innan det börjar, då kan du småprata lite med övriga mötesdeltagare för att testa ljud och bild
- Om du har en fråga eller kommentar, skriv den i chatten eller skriv att du har en fråga, så blir du insläppt för att ställa frågan när det passar
- Slå av mikrofonen när du inte pratar
Ska alla deltagare ha sin kamera på eller är det bara värden som behöver synas?
- Generellt tycker jag att alla ska ha kameran på, men det beror lite på hur många man är och vilken typ av möte det är. Om det är en som huvudsakligen pratar och det är många som lyssnar så är det inte lika viktigt. Det är också en bra grej att skriva med i inbjudan, om man vill att alla ska ha kameran på eller inte.
När mötet sedan börjar, vad är bra att tänka på då?
- Gör en incheckning. Om man är en handfull deltagare kan värden be var och en att säga hej och fråga hur läget är. Värden släpper förslagsvis in en och en för att prata.
Om man är många tipsar Sophie om att be alla att öppna chattfönstret och skriva en kommentar istället för att prata. Deltagarna kan skriva vilka de är och vilken roll de har.
- Det spelar egentligen inte så stor roll vad man skriver, men det är bra att värma upp lite och hjälpa alla att hitta chattfönstret, speciellt om det är många ovana. Om man gör en bra incheckning är det större chans att det blir ett levande möte.
Och under mötet, vad ska man tänka på då?
- Under mötet är det bra om du som värd har koll på kommentarerna och fördelar ordet när det behövs. Det är svårare för den som pratar att läsa av de andra deltagarna, därför är det ännu viktigare att som deltagare ge sin feedback med till exempel en kommentar eller en tumme upp i chatten.
Är det något speciellt man ska tänka på när mötet avslutas?
- Stäm av om det finns frågor eller om någon har nån kommentar, det är egentligen ingen skillnad mot ett vanligt fysiskt möte. Om det är deltagare som inte är vana med videomöten kan man fråga dem hur de tyckte det fungerade och om det är något de undrar över.
Det finns flera olika verktyg att använda. Skype, Teams och Zoom är några vanliga. Sophie jobbar mest med Zoom som hon tycker är det mest utvecklade verktyget. Kontakta Sophie om du behöver hjälp att komma igång eller vill ta del av ett webinar om Zoom. Det behövs inte många timmars hjälp att komma igång, men det kan förenkla ditt arbete nu i coronatider och när vi kommit ur coronakrisen kan det spara många resor och kanske även öppna nya affärsmöjligheter.
Kontaktuppgifter till Sophie:
Epic Living Sweden
sophie@epiclivingsweden.com
Telefon 070 371 93 85